請求書の電子化(ペーパレス化)

お取引先(顧客)への請求書送付を電子化できます。
電子化された請求書が顧客に送信されます。
発行者、顧客双方のPCデスクトップのNathkyフォルダに請求書ファイル、(領収書ファイル:オプション)が自動的に保存されます。
顧客は受け取った複数の請求書の内容をTSV形式(タブ区切り、Excelでも読込可能)でファイルに取り込むことができます。
オプションとして、支払完了通知や領収書発行の電子化が可能です。
流通する情報は暗号化して送信することができます。

導入メリット

紙の請求書の送付の手間とコストを省くことができます(印刷、封入、封緘、郵送代)。
ペーパレスに寄与できます(発行側、受取側の双方)。

利用イメージ

利用イメージ:1件単位で作成、送付する場合(請求書発行プロセスの実行)

invoice01ps1
invoice03ps

(発行者)請求書発行タスク

メニュー「ワークフロー」から「請求書発行」を実行します(図をクリックすると拡大表示されます)。


invoice04task1

請求情報を入力します。
必須項目:

  • 発行日(タスク実施日が初期設定されます。カレンダからの指定入力で変更可能です。)
  • 宛先(予め登録したメンバリストより選択。)
  • 請求額
  • 発行者(メンバファイルに定義した名前が設定されます。)
  • 支払完了通知(通知を受けたいときは「依頼する」を選択します。初期値は「依頼する」です。)

任意項目:

  • 小計
  • 消費税
  • 摘要
  • 記事

顧客ごとに00001から順に請求書番号が自動付与されます。
 
項目の追加、変更、削除はお問い合わせください。


invoice05processInstanceList
入力を完了し、「タスク完了」ボタンをクリックすると案件として作成され、案件一覧画面に表示されます。

(発行者)請求書保存タスク

発行した請求書ファイルをデスクトップのNathkyフォルダ内の発行請求書フォルダに保存します。
ファイル名は「請求書_(宛先)_(請求書番号)_(発行日).xml」です。
フォルダ内のファイルを開く場合はNathkyのユーザメニューから指定して開いてください。

(顧客)請求書受領タスク

invoice06processInstanceList2
指定した顧客に対応するメールアドレスに基づき、顧客にタスクが送信されます。
顧客のPCでは、送信された請求書案件が案件一覧画面に表示されます。


invoice07screen
案件をクリックすると請求書の内容が画面表示されます。


invoice08progress
「進捗状況」タグを開くと「請求書発行」「請求書保存」タスクが完了し、現在、「請求書受領」タスクであることがわかります。


invoice09e-document
「署名文書」タグを開くと、案件に添付されている署名文書一覧が表示されます。そこに表示された「請求書」をクリックすると請求書が電子署名に関する情報とともに表示されます。



invoice10folder
タスク画面の左上にあるタスク完了ボタンをクリックした時点で、請求書ファイルをデスクトップのNathkyフォルダ内の受領請求書フォルダに保存し、この「請求書受領」タスクは完了します。
ファイル名は「請求書_(発行者)_(請求書番号)_(発行日).xml」です。
発行者が「支払通知」に「依頼しない」を選択の場合、このタスクでプロセスは終了です。


(顧客)支払通知(オプション)

発行者が「支払通知」に「依頼する」を選択の場合に実施します。
必須項目:

  • 支払完了日(タスク実施日を初期設定。カレンダからの指定入力で変更可。)
  • 領収書発行(初期値は「依頼する」です。)

任意項目

  • 記事



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(発行者)領収書発行(オプション)

顧客が「領収書発行」に「依頼する」を選択の場合に実施します。
必須項目:

  • 発行日(タスク実施日を初期設定。カレンダからの指定入力で変更可。)
  • 宛先(請求書の宛先を設定。)
  • 領収金額(円)
  • 領収日(支払完了日を初期設定。カレンダからの指定入力で変更可。)
  • 発行者(請求書の発行者を設定。)

任意項目:

  • 摘要
  • 記事

顧客ごとに00001から順に領収書番号が自動付与されます。

(発行者)領収書保存タスク(オプション)

発行した領収書ファイルをデスクトップのNathkyフォルダ内の発行領収書フォルダに保存します。
ファイル名は「領収書_(宛先)_(領収書番号)_(発行日).xml」です。
フォルダ内のファイルを開く場合はNathkyのユーザメニューから指定して開いてください。

(顧客)領収書受領タスク(オプション)

顧客に領収書受領タスクが送信されます。
画面を開いて確認後、タスク完了ボタンをクリックした時点で、領収書ファイルをデスクトップのNathkyフォルダ内の受領領収書フォルダに保存します。
ファイル名は「領収書_(発行者)_(領収書番号)_(発行日).xml」です。

利用イメージ:複数請求書を一括で作成の場合(請求書一括発行プロセスの実行)

invoice17ps2

(発行者)事前準備:請求ファイルの作成

invoice14list
請求書単位ごとに以下の項目により1行単位で構成されるTSV(タブ区切り)ファイルを作成します。
ファイル名、配置フォルダの場所は任意です。
ファイルのコードはUTF-8(または、UTF-8N)で保存してください。UTF-8ファイルの作成手順はこちらを参考にしてください。
先頭文字が”#”の行は無視されます。改行だけの行やタブだけの行も無視されます。

  • 1列目:宛先(必須)
  • 2列目:小計(任意)
  • 3列目:消費税(任意)
  • 4列目:請求額(必須)
  • 5列目:発行日(必須)
  • 6列目:摘要(任意。複数行可)
  • 7列目:記事(任意。複数行可)
  • 8列目:支払通知不要(任意):空欄以外の場合、支払完了通知に「依頼しない」を設定します。



全件とも支払完了通知が「依頼する」であれば、8列目は省略し、7列から構成されるファイルでOKです。
さらに全件とも記事の記載がなければ、6列から構成されるファイルでOKです。
さらに全件とも摘要の記載がなければ、5列から構成されるファイルでOKです。
6列目摘要と7列目記事は複数行記載対応として以下をサポートします。

  1. 表計算ツールへの記入
    • 記載方法1:当該セル内に複数行を記載する(右上図例)。
    • invoice16list2

    • 記載方法2:2行目以降、各行ごとに表計算ツールの次行以降に記載する(右図例)。


    • invoice15listFile

  2. テキストファイルへのコピー
    • 表計算ファイルの対象エリアをコピーしてテキストファイルへ貼り付けてください。



invoice18file

(発行者)ファイル指定タスク

請求ファイルを指定します。



invoice19processInstanceList3

(発行者)請求書一括発行タスク

請求ファイル1行ごとに対し、請求書発行プロセスを作成します(右図青枠が一括作成された請求書)。



利用イメージ:請求取消書発行

invoice20ps3

(発行者)事前準備:顧客ファイルの作成と配置

請求書発行プロセス用に"customerList.txt"がデスクトップのNathkyフォルダ直下に配置されていることを確認します。

invoice21cancelScreen

(発行者)請求取消書発行タスク

必須項目:

  • 発行日(タスク実施日が初期設定されます。カレンダからの指定入力で変更可能です。)
  • 宛先(予め登録したメンバリストより選択。)
  • 取消請求書番号
  • 発行者(メンバファイルに定義した名前が設定されます。)

任意項目:

  • 記事

請求書発行時に採番される請求書番号と通しで請求書番号が自動採番され付与されます。

(発行者)請求取消書保存タスク

発行した請求取消書ファイルをデスクトップのNathkyフォルダ内の発行請求書フォルダに保存します。
ファイル名は「請求取消書_(宛先)_(請求書番号(取消請求書番号))_(発行日).xml」です。
フォルダ内のファイルを開く場合はNathkyのユーザメニューから開いてください。

(顧客)請求取消書受領タスク

指定した顧客に対応するメールアドレスに基づき、顧客にタスクが送信されます。
画面を開いて確認後、タスク完了ボタンをクリックした時点で、請求取消書ファイルをデスクトップのNathkyフォルダ内の受領請求書フォルダに保存します。
ファイル名は「請求取消書_(発行者)_(請求書番号(取消請求書番号))_(発行日).xml」です。

利用イメージ:受領請求書管理

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invoice23receivedInvoiceFile

請求書監視

請求書発行プロセスの請求書受領タスクを検出すると、デスクトップのNathkyフォルダ内のTSVファイル"receivedInvoiceList.txt"に請求書の情報を以下のとおり追記します。

  • 1列目:発行者
  • 2列目:請求書番号
  • 3列目:発行日
  • 4列目:小計
  • 5列目:消費税
  • 6列目:請求額
  • 7列目:摘要(複数行の場合、改行が"\n"で表示され1行になります。)
  • 8列目:記事(複数行の場合、改行が"\n"で表示され1行になります。)



invoice24abort
プロセスは1度起動すると請求書監視を続けます。プロセスを止めたいときは、「中止」をクリックしてください。

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